بعد الانتهاء من المدة القانونية للمناقشة وذلك بحد أدنى:
* 6 شهور للماجستير
* عام واحد للدكتوراه
يتم عمل الآتي:
- مراجعة الموظف المختص بسداد كافة الرسوم الدراسية (دفع الشهادة الكارتون الأصلية- الدفع بالفيزا).
- مراجعة الموظف المختص لسحب افادة تسجيل للتأكد من الانتهاء من المدة القانونية المذكورة بالأعلى.
- إحضار الرقم القومي للمحكم الخارجي للرسالة.
- إحضار غلاف الرسالة موقعا من السادة المشرفين ومكتوبا عليه (قام الباحث بإعداد الرسالة وأصبحت صالحة للمناقشة).
- إفادة المحكم الخارجي.
- يتم عمل نموذج (تقرير صلاحية) بالقسم العلمي المختص موقعا من السادة المشرفين ومكتوبا به لجنة المناقشة والحكم المقترحة ويتم اعتماده من مجلس القسم العلمي المختص.
- يتم أخذ موافقة مجلس الكلية وذلك بعمل مذكرة للعرض على المجلس عن طريق الموظف المختص
- يتم عمل بروتوكول تشكيل بناءً على موافقة مجلسي القسم والكلية واستيفاء التوقيعات من السيد أ.د/ وكيل الكلية والسيد أ.د/ عميد الكلية
- يتم إرسال كافة الأوراق لإدارة الجامعة لاعتماد التشكيل واخذ تاريخ الاعتماد.
- يتم متابعة نظام ابن الهيثم للدراسات العليا
البيانات التعليمية (مذكرات) لمعرفة تاريخ اعتماد الجامعة على التشكيل وبعدها التوجه لإدارة الدراسات العليا حتى يتم حجز ميعاد المناقشة وسداد الرسوم المطلوبة (الدفع بالفيزا).